{"id":166,"date":"2019-07-22T11:02:44","date_gmt":"2019-07-22T14:02:44","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.plenussistemas.com.br\/?p=166"},"modified":"2019-07-22T11:02:44","modified_gmt":"2019-07-22T14:02:44","slug":"protocolo-de-recepcao-de-documentos-descubra-como-organizar-os-processos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.plenussistemas.com.br\/blog\/protocolo-de-recepcao-de-documentos-descubra-como-organizar-os-processos\/","title":{"rendered":"Protocolo de recep\u00e7\u00e3o de documentos: descubra como organizar os processos"},"content":{"rendered":"

Perder tempo procurando documentos prejudica a produtividade do seu \u00f3rg\u00e3o ou empresa sua empresa e pode passar uma m\u00e1 impress\u00e3o de amadorismo e falta de organiza\u00e7\u00e3o cidad\u00e3o ou cliente. A situa\u00e7\u00e3o se agrava quando os arquivos foram perdidos ou extraviados. \u00c9\u00a0nessas horas que voc\u00ea sente falta de um\u00a0sistema de protocolo de documentos<\/strong>\u00a0para organizar a papelada.<\/p>\n

Com a fun\u00e7\u00e3o de controlar a movimenta\u00e7\u00e3o (entrada e sa\u00edda) de documentos, o protocolo\u00a0estabelece um padr\u00e3o<\/strong>\u00a0para catalogar, arquivar e encaminhar todos os arquivos sob responsabilidade.<\/p>\n

Como criar um protocolo de recep\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong><\/h2>\n

Em primeiro lugar, \u00e9 preciso entender que, com uma estrutura enxuta,\u00a0todos os servidores<\/strong>\u00a0devem conhecer o protocolo de recep\u00e7\u00e3o de documentos, j\u00e1 que, \u00e0s vezes, n\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel designar uma pessoa para a fun\u00e7\u00e3o em turno integral.<\/p>\n

O protocolo de recep\u00e7\u00e3o de documentos pode incluir os seguintes processos:<\/p>\n

\u2013 Separar as correspond\u00eancias e documentos de conhecimento comum daquelas com car\u00e1ter sigiloso, encaminhado as confidenciais aos seus respectivos destinat\u00e1rios;<\/strong>
\n\u2013 Conhecer o conte\u00fado das correspond\u00eancias de conhecimento comum e requisitar documentos antecedentes, se existirem;<\/strong>
\n\u2013 Classificar o documento de acordo com o m\u00e9todo espec\u00edfico do seu \u00f3rg\u00e3o, carimbando-o;<\/strong>
\n\u2013 Elaborar um hist\u00f3rico de tramita\u00e7\u00e3o e resumo do documento;<\/strong>
\n\u2013 Preparar a ficha de protocolo, preferencialmente em duas vias, e anexar a segunda via da ficha ao documento;<\/strong>
\n\u2013 Arquivar as fichas de protocolo;<\/strong>
\n– Acompanhar o tr\u00e2mite de cada documento e verificar prazos, status e pend\u00eancias.<\/strong><\/p>\n

Com o protocolo automatizado, \u00e9 poss\u00edvel agilizar ainda mais a rotina do seu \u00f3rg\u00e3o e organizar.<\/p>\n

Por que criar um protocolo de recep\u00e7\u00e3o de documentos?<\/strong><\/h2>\n

Entre as vantagens de adotar um protocolo para a recep\u00e7\u00e3o de documentos, pode-se citar:<\/p>\n

Melhora na organiza\u00e7\u00e3o<\/strong><\/p>\n

Ao saber que os documentos est\u00e3o devidamente arquivados e a uma simples consulta de dist\u00e2ncia, voc\u00ea permite que o seu c\u00e9rebro\u00a0concentre-se naquilo que realmente importa<\/strong>.<\/p>\n

Uma preocupa\u00e7\u00e3o a menos em meio aos problemas do dia a dia. Mas n\u00e3o \u00e9 s\u00f3 isso, manter o processo organizados tende a criar uma\u00a0pol\u00edtica de responsabilidade<\/strong>\u00a0internamente.<\/p>\n

Economia de tempo<\/strong><\/p>\n

Quando os documentos est\u00e3o devidamente organizados e protocolados, a\u00a0rotina \u00e9 agilizada<\/strong>\u00a0e ningu\u00e9m perde tempo procurando os arquivos. Depois de implantar os processos, \u00e9 poss\u00edvel esperar uma\u00a0melhora na produtividade<\/a>, principalmente daqueles que lidam diariamente com os arquivos ou dependem deles.<\/p>\n

Garantia jur\u00eddica<\/strong><\/p>\n

Por fim, vale lembrar que um protocolo bem estruturado com carimbos, assinaturas e registros v\u00e1lidos legalmente, pode servir como\u00a0prova jur\u00eddica<\/strong>\u00a0em caso de necessidade. Mais um motivo para investir nessa \u00e1rea. Ou voc\u00ea prefere abrir m\u00e3o dessa garantia?<\/p>\n

Atender \u00e0 legisla\u00e7\u00e3o<\/strong><\/p>\n

Por meio do Sistema de Protocolo, o \u00f3rg\u00e3o poder\u00e1 tramitar os pedidos de solicita\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es realizados atrav\u00e9s dos canais de Ouvidoria e eSIC \u2013 Sistema Eletr\u00f4nico de Acesso \u00e0 Informa\u00e7\u00e3o. Solicita\u00e7\u00f5es recebidas por estes canais, tem por obrigatoriedade um tempo de atendimento para resposta, conforme publicado na Lei de Acesso \u00e0 Informa\u00e7\u00e3o e Transpar\u00eancia.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Perder tempo procurando documentos prejudica a produtividade do seu \u00f3rg\u00e3o ou empresa sua empresa e pode passar uma m\u00e1 impress\u00e3o de amadorismo e falta de organiza\u00e7\u00e3o cidad\u00e3o ou cliente. A situa\u00e7\u00e3o se agrava quando os arquivos foram perdidos ou extraviados. \u00c9\u00a0nessas horas que voc\u00ea sente falta de um\u00a0sistema de protocolo de documentos\u00a0para organizar a papelada….<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":167,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[16],"tags":[55,18,56,57,19],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.plenussistemas.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/166"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.plenussistemas.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.plenussistemas.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.plenussistemas.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.plenussistemas.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=166"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.plenussistemas.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/166\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":168,"href":"https:\/\/www.plenussistemas.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/166\/revisions\/168"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.plenussistemas.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/167"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.plenussistemas.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=166"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.plenussistemas.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=166"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.plenussistemas.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=166"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}