Perder tempo procurando documentos prejudica a produtividade do seu \u00f3rg\u00e3o ou empresa sua empresa e pode passar uma m\u00e1 impress\u00e3o de amadorismo e falta de organiza\u00e7\u00e3o cidad\u00e3o ou cliente. A situa\u00e7\u00e3o se agrava quando os arquivos foram perdidos ou extraviados. \u00c9\u00a0nessas horas que voc\u00ea sente falta de um\u00a0sistema de protocolo eletr\u00f4nico de documentos<\/strong>\u00a0para organizar a papelada.<\/p>\n Com a fun\u00e7\u00e3o de controlar a movimenta\u00e7\u00e3o (entrada e sa\u00edda) de documentos, o protocolo\u00a0estabelece um padr\u00e3o<\/strong>\u00a0para catalogar, arquivar e encaminhar todos os arquivos sob responsabilidade. Al\u00e9m de armazenar eletronicamente os documentos, garantindo a seguran\u00e7a dos mesmos.<\/p>\n Com um sistema de protocolo eletr\u00f4nico, seu \u00f3rg\u00e3o ou empresa poder\u00e1 gerar documentos de forma mais r\u00e1pida e \u00e1gil, e reutiliz\u00e1-los futuramente, sem a necessidade de cri\u00e1-los desde o in\u00edcio, toda vez que for necess\u00e1rio a utiliza\u00e7\u00e3o do mesmo tipo de documento.<\/p>\n Em primeiro lugar, \u00e9 preciso entender que, com uma estrutura enxuta,\u00a0todos os servidores<\/strong>\u00a0devem conhecer o protocolo de recep\u00e7\u00e3o de documentos, j\u00e1 que, \u00e0s vezes, n\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel designar uma pessoa para a fun\u00e7\u00e3o em turno integral.<\/p>\n O protocolo de recep\u00e7\u00e3o de documentos pode incluir os seguintes processos:<\/p>\n \u2013 Separar as correspond\u00eancias e documentos de conhecimento comum daquelas com car\u00e1ter sigiloso, encaminhado as confidenciais aos seus respectivos destinat\u00e1rios; Com o protocolo automatizado, \u00e9 poss\u00edvel agilizar ainda mais a rotina do seu \u00f3rg\u00e3o e organizar.<\/p>\n Entre as vantagens de adotar um protocolo para a recep\u00e7\u00e3o de documentos, pode-se citar:<\/p>\n Melhora na organiza\u00e7\u00e3o<\/strong><\/p>\n Ao saber que os documentos est\u00e3o devidamente arquivados e a uma simples consulta de dist\u00e2ncia, voc\u00ea permite que o seu c\u00e9rebro\u00a0concentre-se naquilo que realmente importa<\/strong>.<\/p>\n Uma preocupa\u00e7\u00e3o a menos em meio aos problemas do dia a dia. Mas n\u00e3o \u00e9 s\u00f3 isso, manter o processo organizados tende a criar uma\u00a0pol\u00edtica de responsabilidade<\/strong>\u00a0internamente.<\/p>\n Economia de tempo<\/strong><\/p>\n Quando os documentos est\u00e3o devidamente organizados e protocolados, a\u00a0rotina \u00e9 agilizada<\/strong>\u00a0e ningu\u00e9m perde tempo procurando os arquivos. Depois de implantar os processos, \u00e9 poss\u00edvel esperar uma\u00a0melhora na produtividade, principalmente daqueles que lidam diariamente com os arquivos ou dependem deles.<\/p>\n Garantia jur\u00eddica<\/strong><\/p>\n Por fim, vale lembrar que um protocolo bem estruturado com carimbos, assinaturas e registros v\u00e1lidos legalmente, pode servir como\u00a0prova jur\u00eddica<\/strong>\u00a0em caso de necessidade. Mais um motivo para investir nessa \u00e1rea. Ou voc\u00ea prefere abrir m\u00e3o dessa garantia?<\/p>\n Atender \u00e0 legisla\u00e7\u00e3o<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Por meio do Sistema de Protocolo, o \u00f3rg\u00e3o poder\u00e1 tramitar os pedidos de solicita\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es realizados atrav\u00e9s dos canais de Ouvidoria e eSIC \u2013 Sistema Eletr\u00f4nico de Acesso \u00e0 Informa\u00e7\u00e3o. Solicita\u00e7\u00f5es recebidas por estes canais, tem por obrigatoriedade um tempo de atendimento para resposta, conforme publicado na Lei de Acesso \u00e0 Informa\u00e7\u00e3o e Transpar\u00eancia.<\/p>\nComo criar um protocolo de recep\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong><\/h2>\n
\n\u2013 Conhecer o conte\u00fado das correspond\u00eancias de conhecimento comum e requisitar documentos antecedentes, se existirem;
\n\u2013 Classificar o documento de acordo com o m\u00e9todo espec\u00edfico do seu \u00f3rg\u00e3o, carimbando-o;
\n\u2013 Elaborar um hist\u00f3rico de tramita\u00e7\u00e3o e resumo do documento;
\n\u2013 Preparar a ficha de protocolo, preferencialmente em duas vias, e anexar a segunda via da ficha ao documento;
\n\u2013 Arquivar as fichas de protocolo;
\n– Acompanhar o tr\u00e2mite de cada documento e verificar prazos, status e pend\u00eancias.<\/p>\nPor que criar um protocolo de recep\u00e7\u00e3o de documentos?<\/strong><\/h2>\n