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Como já esclarecido em outros artigos, o documento digital é o processo de conversão de arquivos analógicos em versões digitais, que podem ser armazenados e acessados em qualquer dispositivo eletrônico. Esse método tem conquistado cada vez mais espaço do universo público, principalmente, em decorrência da agilidade dos processos. Além do mais, quando pensamos em digitalização, a primeira palavra que nos vem à cabeça é a segurança, especialmente, no armazenamento dos arquivos, a própria segurança das informações e a não perda dos documentos.
Esse processo é utilizado em empresas privadas, mas há pouco também vem sendo implementado na gestão pública, devido aos diversos benefícios que oferece: Espaço físico reduzido, acesso facilitado e compartilhamento e colaboração.
Já a digitalização se difere de um documento digital, pois, no segundo caso, ele já nasce no meio eletrônico e tem a sua garantia devido ao uso de um certificado digital. Neste caso, é necessário assegurar que há a autenticidade do documento e verificar a validade jurídica.
Diante dos temas apresentados acima, hoje a Plenus conta com um serviço altamente qualificado para colocarmos o seu órgão no mundo digital. A solução “Digitalização de Documentos” tem como objetivo transformar documentos físicos em arquivos digitais, para serem gerenciados de forma 100% web. Dentro desta funcionalidade, há serviços como: Assessoria arquivista, diagnóstico arquivístico, transferência ordenada para digitalização e armazenamento do acervo arquivístico e o descarte correto dos documentos.
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