Como criar um protocolo de entrada e saída de documentos

Em primeiro lugar, é preciso entender que, com uma estrutura enxuta, todos os servidores devem conhecer o protocolo de recepção de documentos, já que, às vezes, não é possível designar uma pessoa para a função em turno integral.

O protocolo de recepção de documentos pode incluir os seguintes processos:

– Separar as correspondências e documentos de conhecimento comum daquelas com caráter sigiloso, encaminhado as confidenciais aos seus respectivos destinatários;
– Conhecer o conteúdo das correspondências de conhecimento comum e requisitar documentos antecedentes, se existirem;
– Classificar o documento de acordo com o método específico do seu órgão, carimbando-o;
– Elaborar um histórico de tramitação e resumo do documento;
– Preparar a ficha de protocolo, preferencialmente em duas vias, e anexar a segunda via da ficha ao documento;
– Arquivar as fichas de protocolo;
– Acompanhar o trâmite de cada documento e verificar prazos, status e pendências.

Com o protocolo automatizado, é possível agilizar ainda mais a rotina do seu órgão e organizar.