Após identificar que a demanda recebida é realmente um pedido de informação e é de competência do órgão/ entidade, o SIC deve adotar os procedimentos necessários para responder o pedido.
Sempre que uma informação solicitada estiver em transparência ativa, ou seja, já estiver publicada na internet, o órgão/entidade deve indicar, de imediato, o link no qual essa informação se encontra e, caso necessário, um passo-a-passo sobre como localizá-la. A indicação deve ser precisa de modo a facilitar o cidadão a encontrá-la. Essa prática evita novas solicitações sobre o mesmo assunto e torna mais ágeis os procedimentos para atendimento a pedidos.
O e-SIC funciona somente para a entrada e saída dos pedidos de acesso no órgão, não abrangendo o fluxo interno de documentos. Portanto, cabe ao SIC adotar as providências para responder a um requerimento de acesso de acordo com o seu próprio fluxo interno, no prazo estabelecido na Lei, e, em seguida, disponibilizar a resposta para o cidadão via e-SIC.
Os órgãos devem responder pedidos de informação no prazo de 20 dias, sendo permitida uma única prorrogação de prazo por dez dias, mediante justificativa.
Dessa forma, ao pedir a prorrogação do prazo de resposta, o órgão ou entidade deve apresentar, no campo adequado do e-SIC, a fundamentação legal e a justificativa para prorrogação no caso concreto. Os motivos apresentados devem corresponder à razão real que justifique a necessidade de prorrogação, por exemplo, necessidade de mais tempo para consolidação dos dados, tratamento, complexidade.
É possível cancelar um pedido?
Um pedido de acesso à informação só pode ser cancelado caso haja solicitação do próprio requerente. Conforme previsto no art. 51 da Lei nº 9.784/1999, o interessado pode desistir de um pedido formulado ou renunciar a um direito disponível.
Nesses casos, o órgão deve adotar os seguintes procedimentos:
- Informar na resposta que o pedido está sendo cancelado a pedido do requerente;
- Anexar comprovante de pedido de cancelamento do solicitante (p.e., e-mail com solicitação de cancelamento);
- Marcar, como “Tipo de resposta”, a opção “Não se trata de solicitação de informação”, para pedidos, e “Não conhecimento” para recursos.